ETDS faaliyete geçti: ticari defterler artık elektronik ortamda

14 Şubat 2025’te Resmî Gazete’de yayımlanan tebliğle duyurulan Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), 1 Temmuz 2025’te yürürlüğe giren düzenlemeyle birlikte etds.ticaret.gov.tr adresinde faaliyete geçti. Sistem; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin — yani muhasebeyle ilgili olmayan ticari defterlerin — elektronik ortamda oluşturulmasını, tutulmasını, saklanmasını ve ibrazını sağlıyor.

Takvim iki aşamalı

• 1 Temmuz 2025: Sistem faaliyette; kapsamdaki mevcut şirketler için gönüllü geçiş imkânı
• 1 Ocak 2026: Kuruluşu bu tarihten itibaren tescil edilen şirketler için zorunluluk

Elektronik defterin kazanımları kâğıt düzenin kronik sorunlarına birebir karşılık geliyor: kaybolmayan, yıpranmayan defter, zaman damgalı ve değiştirilemez kayıt, noter tasdik trafiğinin sona ermesi, ortak ve yöneticilerin yetki dahilinde uzaktan erişimi.

Kurumsal işlemler tarafında da etkisi hissedilecek: şirket birleşme-devralma süreçlerinde, kredi tahsislerinde ve hukuki ihtilaflarda karar defterlerinin güncelliği kritik bir doğrulama kalemi. Hukukçuların ilk değerlendirmeleri, ETDS kayıtlarının bu süreçlerdeki belge güvenilirliğini belirgin biçimde artıracağı yönünde.

Solveo açısı

ETDS muhasebe sisteminizin dışında çalışıyor; ERP tarafında yapılacak bir kurulum yok. Ama gönüllü geçiş kararı, özellikle çok ortaklı ve grup yapısındaki şirketlerde ertelenmeye değmiyor: kredi ve yatırım süreçlerinde durum tespiti en çok karar defteri güncelliğinde takılıyor, o telaş da hep aynı haftaya denk geliyor.

• Gönüllü geçiş kararını ortak sayısı ve karar sıklığına göre verin; yılda birkaç karar üreten tek ortaklı şirkette aciliyet düşük, sık karar üreten yapıda yüksek
• Grup şirketlerinde defter ve karar takibini şirket bazında ayrı yürütün, tek tabloda toplamaya çalışmayın
• Aynı disiplini mali tablo tarafında da kurun: çoklu şirket ve konsolidasyon ile finans departmanı sayfalarında grup yapılarında raporlamanın nasıl kurulduğunu anlattık